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Digital Transformation

La Digital Transformation: strumenti di produttività personale

1 marzo 2016


La Digital Transformation: strumenti di produttività personale
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Dopo aver visto che cos’è la Digital Transformation e come rendere l’attività in ufficio molto più efficace grazie alle nuove tecnologie, oggi ci focalizziamo sugli strumenti utili per aumentare la produttività personale in chiave di business.

L’approccio alla produttività

Prima di tutto una premessa relativa all’approccio. Anche in questo caso il digitale funge da abilitatore di processo – ciò significa che prima di tutto è necessario stabilire un metodo per poterci confrontare in maniera più strutturata con le attività quotidiane. Ne propongo due che considero particolarmente efficaci ed integrabili con gli strumenti che andrò a proporvi.

L’approccio “Getting Things Done” è stato teorizzato da David Allen in un omonimo libro, tradotto in italiano con il titolo “Detto, Fatto”. Senza scendere troppo nei dettagli, l’intero sistema si basa su una attenta routine di pianificazione e prioritizzazione delle attività giornaliere. Ne riassumo qui i concetti principali: ogni giorno, o a scadenza settimanale, è utile “svuotare la mente” trascrivendo – noi lo faremo in digitale – tutti i singoli compiti di cui ci si dovrà occupare nelle ore seguenti.

Una volta fatto, si assegna ad ogni compito un livello di priorità e li si svolge in ordine. Se un’attività incorre durante la giornata e si può sbrigare in meno di 2 minuti, ha senso svolgerla immediatamente. Per trarre il massimo da questo semplice set di regole esistono diversi applicativi: dal potentissimo Omnifocus a Things, fino a passare per la semplice applicazione promemoria di qualunque smartphone dotato di una applicazione con checklist.

L’esempio. Un impiegato in azienda si trova sotto pressione: ha diverse scadenze molto ravvicinate, una serie di compiti e attività di cui i suoi superiori gli hanno parlato a voce ma di cui non c’è nessun riferimento scritto – e dunque rischia di scordarsene. Applicando l’approccio GTD, l’impiegato trascriverà sulla propria applicazione tutti i compiti di cui si ricorda assegnando priorità e procedendo una ad una; se riceverà qualche mail durante la giornata in cui gli si chiederà solo conferma di qualcosa – quindi potrà occuparsene in meno di 2 minuti – si fermerà per rispondere.

Il secondo principio interessante – e a mio giudizio difficilmente raggiungibile, quindi da prendere in considerazione come “tendenza al perfetto” – è quello dell’Inbox Zero. In concreto si tratta di mettere mano sistematicamente alla propria casella di posta in maniera da ridurne drasticamente il quantitativo.

Per farlo, soprattutto nel caso in cui ci siano centinaia (se non migliaia) di arretrati, è quello di applicare dei filtri di ricerca. Qualunque programma di posta permette di filtrarla; il mio consiglio è di cominciare prima di tutto cancellando le mail di notifiche di vari servizi, ad esempio i social network (cogliendo magari l’occasione per disattivarle del tutto dai singoli portali).

Una volta eliminate le mail di spam e le notifiche, ci si può relazione con il rimanente: considerando ogni messaggio un singolo task, e rispondendo con testi mai più lunghi di 3 righe, come regola d’oro (chiaramente applicando un certo grado di discrezionalità e scusandosi per la sintesi). Da qui in poi, smaltito l’arretrato, la regola delle 3 righe vi potrà aiutare a domare la vostra email nel quotidiano.

Comunicazione con il digitale

Un aspetto ormai non più trascurabile dell’attività di chiunque, da singolo professionista ai manager agli imprenditori, riguarda la comunicazione: non basta semplicemente ottenere risultati, bisogna anche essere in grado di farli conoscere ad un pubblico più generale e a degli stakeholder specifici per sviluppare nuove opportunità di business. In questo senso i social network risultano molto efficaci.

Presi dalle attività quotidiane, non si ha sempre il tempo di collegarsi e pubblicare contenuti rilevanti. Viene in nostro soccorso un piccolo applicativo online chiamato Buffer. Esso ha 3 utilissime funzioni: grazie ad una estensione per i principali browser, vi permette di aggiungere un articolo che state leggendo alla coda di pubblicazione dalla pagina stessa, direttamente; è in grado di calcolare tramite un algoritmo i momenti migliori per pubblicare durante la giornata e programmare l’invio dei contenuti sulle piattaforme.

L’esempio. Un piccolo imprenditore del settore viaggi si ritaglia un momento tutti i venerdì per leggere degli articoli dalle principali testate di settore. Non avendo la possibilità di svolgere questa attività tutti i giorni, e volendo commentare determinati pezzi per far conoscere la sua opinione al pubblico, apre un account Buffer e collega il proprio account Facebook, Linkedin e Twitter. Per ciascun social network imposterà una frequenza di pubblicazione, ad esempio una volta al giorno, e comincerà a navigare tra gli articoli. Una volta trovatone uno di suo interesse, utilizzerà l’estensione del browser di Buffer per metterlo in coda, scrivendo un breve commento. Il lunedì, mentre si starà occupando dell’operatività della sua impresa, Buffer pubblicherà il contenuto preparato in anticipo.

Ed è tutto! Grazie per la lettura. La prossima settimana parleremo di social media e pubblicità, ragionando di metriche e degli approcci più efficaci.

Andrea Latino

25 anni, attualmente è Innovation Manager in Altea Digital, gruppo Altea Federation. Precedentemente ha lavorato per 5 anni in maniera indipendente come digital strategist e consulente politico. Tra i suoi clienti hanno figurato imprese multinazionali, agenzie governative, media company nazionali, personalità politiche apicali e brillanti startup. Scelto per far parte della rete dei giovani ad alto potenziale del World Economic Forum, i Global Shaper, è stato selezionato tra i primi 100 Digital Champion locali dal Campione Italiano. Repubblica, nel maggio 2015, lo ha inserito nella lista dei 20 giovani under 30 in grado di cambiare l’Italia.

 

Leggi anche:

“Digital Transformation: l’onda perfetta che porta le imprese nel futuro”

“Digital Transformation: strumenti pratici per l’ufficio”

 

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