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Digital Transformation

Digital Transformation: strumenti pratici per l’ufficio

15 febbraio 2016


Digital Transformation: strumenti pratici per l’ufficio
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Se avete letto il primo articolo dedicato alla Trasformazione Digitale e siete interessati a proseguire in questo percorso, è il caso di cominciare dalle basi.

Le informazioni che seguono sono indirizzate ad una piccola impresa che voglia provare ad abbracciare nuove modalità collaborative e digitali per il lavoro. Il contenuto di questo articolo può valere in parte per aziende di media dimensione, ma in quel caso la figura del CIO (Chief Information Officer, o semplicemente del responsabile IT) dovrebbe probabilmente orientarsi verso una soluzione ERP.

Concretamente: cerchiamo di capire subito da cosa partire.

Primo punto. Indipendentemente dalla zona in cui si trova la vostra azienda, non potete prescindere dall’avere una connessione veloce ad Internet. È vero che il nostro paese purtroppo soffre di un serio deficit infrastrutturale in questo senso, ma nella maggior parte dei casi dovrebbe essere possibile avere una linea ADSL ad almeno 5-7 mega reali in download e 1-2 mega in upload.

In caso contrario, provate ad informarvi riguardo alla copertura da parte di operatori che lavorino con tecnologia Wi-Max; a differenza del normale cavo “a terra”, questo genere di connessioni funzionano grazie ad un’antenna che deve essere puntata visivamente verso il più vicino ripetitore. Se non esistono ostacoli visibili dalla vostra posizione al ripetitore, si possono raggiungere velocità di connessione notevoli – chi vi scrive, vivendo in un piccolo paesino del varesotto – ahimè sprovvisto di una linea decente – utilizza questa opzione.

Attenzione però: molte di queste offerte, come per la telefonia mobile, hanno un limite di GB consumabili entro il mese che è molto facile raggiungere, soprattutto se la si sfrutta in più persone contemporaneamente. Alcune soluzioni sono prive di questo limite ma sono più care. In ogni caso, l’investimento in connessioni veloci e senza “cap” è quasi sempre giustificato da una maggior velocità nell’eseguire operazioni online.

Secondo punto. Cominciamo ora il vero e proprio salto di qualità e il nostro percorso di trasformazione, che non può prescindere dall’abbandonare la memoria locale dei vostri computer per migrare su un sistema Cloud. Ma di cosa si tratta esattamente, e quali sono i vantaggi?

Grazie ad un sistema Cloud, tutti i vostri file (documenti, foto, file audio ecc..) vengono immagazzinati in giganteschi datacenter in Europa e negli Stati Uniti, a seconda dell’azienda che offre il servizio. Questo significa tre cose:

1) i vostri file sono al sicuro nel caso i vostri computer si dovessero rompere, perché la copia originale dei vostri dati sarebbe in quei famosi datacenter. I centri sono gestiti nella maggior parte dei casi da giganti del calibro di Google, Apple o Microsoft (elenco naturalmente non esaustivo), ed hanno un livello di affidabilità elevatissimo grazie a complicati meccanismi di backup multiplo giornaliero – certamente molto più efficaci di quelli che potrebbe organizzare un utente “normale” in casa.

2) i vostri file sono generalmente accessibili da qualunque dispositivo (cellulare, tablet, PC), in qualunque momento da qualunque punto del mondo, semplicemente inserendo la vostra username e la vostra password.

3) grazie al Cloud, è possibile agire in contemporanea modificando i documenti o agendo su cartelle in tempo reale e in maniera collaborativa, cosa che con i file in locale non sarebbe possibile se non attraverso macchinosi passaggi di chiavette USB o di email.

Per una completa trasparenza, è giusto sottolineare che esistono varie tipologie di sistemi Cloud, e che attualmente esistono delle criticità normative e di policy relative alla possibilità che aziende e governi hanno di agire su questi dati; è altrettanto importante sottolineare che se non si abilita la verifica in due passaggi (ossia l’invio di un codice sms di conferma al momento del login) e si usano delle password deboli, c’è il rischio di subire danni catastrofici da parte di malintenzionati. Personalmente ritengo che queste possibili criticità siano ampiamente superate dai vantaggi garantiti da questo sistema; se non vi fidate, potete immaginare di mantenere i vostri file più sensibili in semplice copia locale.

Alcuni esempi di sistemi Cloud possono essere Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive e Apple iCloud. Ne esistono diversi altri – per motivi di sintesi cito solamente i più famosi – il mio invito è quello di fare qualche ricerca online per capire quale potrebbe essere il più adatto alle vostre esigenze.

Terzo punto. Grazie alla vostra nuova connessione fiammante ad un software per il cloud computing, ora i vostri dati sono al sicuro su una nuvoletta informatica. Possiamo passare quindi allo step successivo. È il momento di utilizzare tutta la potenza degli strumenti collaborativi online per ottimizzare il lavoro. Esistono due tipologie di software online che possono esserci utili: gli strumenti di editing collaborativo e quelli di project management.

Cominciamo dai primi. Grazie a piattaforme con Google Documenti o Microsoft Office 365 è possibile agire in maniera collaborativa e in contemporanea per modificare un documento, una presentazione o un foglio di calcolo.

Un esempio pratico. Il venditore di un’azienda di produzione di software deve preparare un’offerta per un cliente, ma ha bisogno di un aiuto in tempo reale da parte di diversi colleghi dislocati altrove. Aprendo un documento condiviso, il venditore è in grado di leggere in tempo reale tutto quello che gli altri stanno scrivendo ed intervenire a sua volta, evitando un complicato giro di mail e/o di conversazioni telefoniche e risparmiando tempo.

Per quanto riguarda i software di project management, essi possono essere di diverse dimensioni e tipologie. Per le piccole organizzazioni è utile valutare soluzioni come Podio, Slack o Basecamp: esse permettono di creare progetti e gestire le operazioni da fare in estrema semplicità, riducendo drasticamente il traffico di mail e permettendo di monitorare in tempo reale il progresso dei lavori.

Un esempio pratico. Una piccola agenzia di viaggi ha in programma di rifare il proprio sito web. Grazie all’utilizzo di un software di project management, il responsabile può indicare le varie tappe per la realizzazione dei contenuti per il sito, affidando la singola sezione ad un collaboratore direttamente dal portale e monitorando i progressi generali del lavoro. Così si raggiunge il risultato più in fretta e tutti hanno chiaramente in mente cosa devono fare.

Ed è tutto! Grazie per la lettura. La prossima settimana affronteremo il tema degli strumenti digitali per la produttività personale.

Andrea Latino

25 anni, attualmente è Innovation Manager in Altea Digital, gruppo Altea Federation. Precedentemente ha lavorato per 5 anni in maniera indipendente come digital strategist e consulente politico. Tra i suoi clienti hanno figurato imprese multinazionali, agenzie governative, media company nazionali, personalità politiche apicali e brillanti startup. Scelto per far parte della rete dei giovani ad alto potenziale del World Economic Forum, i Global Shaper, è stato selezionato tra i primi 100 Digital Champion locali dal Campione Italiano. Repubblica, nel maggio 2015, lo ha inserito nella lista dei 20 giovani under 30 in grado di cambiare l’Italia.

Leggi “Digital Transformation: l’onda perfetta che porta le imprese nel futuro”

 

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